写给自己看的番茄工作法

番茄工作法就是你在每天的的清晨罗列出你一天想做的事情(活动),然后你以25分钟作为一个时间单位,我们称这25分钟为一个番茄钟。然后你从你想做的第一件事情开始,以番茄钟为单位开始工作。每工作一个番茄钟后,你应当休息5分钟,每3-4四个番茄钟就应该修改15-30分钟。

此外更为重要的是我们还要做每天回顾,在“下班”之前用一些时间将自己一天的数据收集起来,并进行处理。

原理

从以上我们可以看到,番茄工作法包含下以下5个步骤:计划、追踪(做事)、记录、处理和可视化。其实总结概括一下就是四点内容:计划( Plan )、执行( Do )、评估( Check )和 应用( Act ),这就是 戴明循环

  1. 计划( Plan ):定义预期的结果,以及达成它所需的流程;
  2. 执行( Do ):实施该流程;
  3. 评估( Check ):对流程进行衡量,比较实际结果和预期结果,找出差距;
  4. 应用( Act ):对比差距进行分析,找出问题的根源,以图改进;

戴明循环

戴明循环

了解了这些后,让我们看看番茄工作法具体是怎么执行的。

工具

番茄工作法所需要的工具很简单,只要三张表格和一支笔就好了(如果你使用电脑记录,那么恭喜你连这一支笔都省了),这三张表格分别是:

  1. “今日待办” 表格:填写你今天准备完成的活动,建议按照重要程度进行排序,并写上日期。这张表格每天要换新的。
  2. “活动清单” 表格:列出你最近要完成的活动。这张表格可以用很多天,里面的活动,想到就新增进来,完成就划掉即可。建议做成进度表的形式
  3. “记录” 表格:记录你每天的活动完成程度和所采用的流程指标。

计划与预估

每一天的早上,你应该从你的 “活动清单” 中挑选出你觉得最重要的几项活动,放入你的 “今日待办” 表格中。

你要预估你的一天的工作效率和工作实践,因为从 “活动清单” 中挑选出来的活动是你今天一定要完成的!!!这是你对今天做出的 自我承诺,是番茄工作法最重要的一部分。

对于放入了 “今日待办” 的活动,你还应当分别为每个活动预估完成该活动所需要的番茄数。

这里还有一个重要内容是 大活动的分解。如果我们预估一个活动需要7个以上番茄中才能完成的时候,我们就应该拆分它:

  1. 首先我们对它进行分解,将预估出来的几个部分分别作为一个单独的活动填入 “活动清单” 中;
  2. 再分别预估每个部分完成所需要的时间;
  3. 最后预估大概几天/小时才能完成全部活动,并在 “活动清单” 进度表中标注。

追踪

在完成了每天的计划后,我们就可以从 “今天待办” 中挑选最重要的一项活动,然后让自己专注于该活动。

在每一个番茄时间内,我们不应该切换工作,也不该停止当前活动。因为人不能同时并发处理多个事务,人的工作记忆的容量是有限的,一旦我们对一件事情的注意力丢失了,那么想要找回它就要付出昂贵的代价。

如果我们完成了一个番茄,

中断

中断是指任何企图打算我们对当前活动的专注力的时候。《番茄》一书将其分为两个部分:内部中断 和 外部中断。

一旦我们因为中断停止了当前番茄转而去做了其他事情,那么就要把这个番茄作废,重新开始一个番茄。这是因为一个番茄钟是我们进行工作的最小时间单位

内部中断

内部中断就是指我们自己脑中时不时冒出的和当前活动无关且会打断当前活动的事务。举个例子,当你在写作时候,突然想去上厕所,那么这个就是一个内部中断。

对于一个内部中断,我们很好处理的,不要管它,只要将其记录到 “今日活动” 表格的 “计划外紧急” 一栏中,等待这个活动结束的之后,再来处理它。

外部中断

外部中断指的就是他人有事找你。

你每遇到一个外部中断,就在 “今日待办” 中添上中断所要求活动的标题。然后在下一个番茄开始前,对其进行分类,看是要马上开始呢,还是移入 “活动清单” (并用U来标记)。

  1. 对于不紧急的事务,首先记录一下,再与对方商量下,在对方可以接受的时间范围内,尽量拖延,至少要保证当前番茄钟的完成
  2. 对于紧急的事务,你只能停下当前的活动,并作废当前的番茄钟。然后去处理紧急事务,完成之后,休息5分钟,再开始一个新的番茄。

休息

在番茄工作法中,休息也是非常重要的内容。

  1. 每两个番茄之间我们应该又一段 3-5 分钟的休息时间。在这段时间内,尽可能不要阅读邮件、信息打电话之类的任何需要动脑子的活动,只要走两步、喝喝水、发发呆或者是看看风景就好了。
  2. 每工作 3-4 个番茄钟之后,你应该休息一个15-30分钟。这段时间内也不要去做任何的活动,但是可以做一些放松的事情,比如可以清理桌子,泡个茶,浏览喜欢的网站什么的。

最需要注意的是:在进入休息时间后,应该立即停止手上的工作,顶多再写一个速记纸条,来标记当时的思路。

每日回顾

番茄工作法要求在一天结束前必须要做三件事情:记录处理可视化这是改进个人流程的关键

记录

在一天的工作要结束的时候,你应该将一天收集的数据(包括过程指标)归档,写入记录表格。

处理

在记录了数据之后,你要从数据中提取出有用的部分。比如可以计算每个番茄内的平均中断次数、跟踪在每一个番茄内,多久遇到第一个中断。看每天有多少个计划外事物等等。这里因人而异,就只是举几个例子说明而已。

可视化

最后,我们还应该将记录的信息和处理后的信息以某种方式组织起来,从中找出最合适的工作方式,并进行再叫我调整。

自我调整的建议:

  1. 是否需要让活动更加小型;
    1. 是否有不必要的开销;
    2. 是否经常性地遇到困扰(中断);
    3. 当感觉每天完成的番茄过少的时候,你可以尝试减少番茄钟的时间;

知识总结

我们在完成一天的工作之后,通常会有10甚至以上的番茄钟,这么多的番茄钟的内容,如果不及时的回顾,很容易到了第二天就忘记学了什么做了什么,所以在下班之前的知识回顾与总结也是非常重要的。

建议使用 思维导图 的方式来完成,你不需要详细的写出所有的点,只要想到哪一个点,就记下来,然后围绕这个点展开即可。比如你想到的是今天学到的新的方法,那么你就围绕着这个方法去展开想想就好。

文章目录
  1. 原理
  2. 工具
  3. 计划与预估
    1. 追踪
    2. 中断
      1. 内部中断
      2. 外部中断
    3. 休息
  4. 每日回顾
    1. 记录
    2. 处理
    3. 可视化
    4. 知识总结
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